1、在場地選擇前就應該事先落實好屆時到場的人數、參會人員的級別及身份、活動的大致流程是否需要吃飯和住宿。
2、根據會議的最初方案確定交通的大致區域，劃分區域的時候要特別留意參會人員大多數采用的交通工具及出發區域。
3、根據人數、會議形式、區域選擇、場地租賃預算或理想的場地裝修規格、會議時間提出理想需求酒店。
4，根據需求，是否需要安排拓展活動、會后旅游、會后考察等其他服務項目。
除了以上主要的事項之外，影響會議場地的選擇還有其他細微因素，而通過會議服務公司尋找活動場地，不就能有效避免這些因素，還可以從根本上節省尋找資源的時間。
